[Главная] [Советы] [Настройка] [Ссылки]
Большинство советов в этой рубрике верно для любых версий Excel, начиная, по крайней мере, с 5.0 для Windows. А в тех случаях, когда это не так, в советах указывается явным образом номер версии Excel, для которой он предназначен. Однако для более поздних версий такие советы, как правило, тоже будут верны. Таким образом, если в совете упоминается Excel 97 (он же Excel 8.0), то этот совет не будет работать в Excel 95 (он же Excel 7.0) и более ранних версиях, но, скорее всего, будет работать в Excel 2000 (он же Excel 9.0) и более поздних версиях. Названия элементов интерфейса Excel (пунктов меню, вкладок, опций и т.д.) приводятся обычно, как они указаны в русской версии Excel 97, в других версиях эти названия могут немного отличаться, но, я думаю, вы без труда найдёте нужные. (1) Достаточно часто требуется ввести в ячейку текст, содержащий несколько абзацев. Однако при нажатии клавиши (2) При записи в ячейку документа Excel 97 числа, содержащего более 15 знаков, последние цифры заменяются нулями. Данная проблема возникает из-за того, что в Excel 97 максимальная точность представления числа 15 знаков. При записи в ячейку двадцатизначного числа происходит округление до 15 знаков и представление числа в экспоненциальной форме. Увеличить точность представления чисел в Excel 97 нельзя. Однако если не предполагается участие этих чисел в математических операциях, то возможно использование текстового формата, для их хранения. Такое решение подходит, например, для хранения номеров банковских счетов. (3) MS Excel 2000 производит автоматическую замену на гиперссылки текста, начинающегося со следующих обозначений сетевых ресурсов: http:// www. ftp:// mailto: file:// news: user@company Если надо отменить данную автоматическую замену, то используйте в качестве первого символа текста, вводимого в ячейку, символ апострофа ('). В этом случае, Excel воспринимает содержимое ячейки как данные текстового типа и не производит их преобразование. Символ апострофа на экране и на печати не отображается. (3) Если мы выделим ячейки, то увидим чёрный квадратик в правом нижнем углу выделения (при выделении целиком столбца квадратик будет в правом верхнем углу, а при выделении строки - в левом нижнем), которым очень удобно пользоваться для целого ряда операций. Потянув мышкой за этот квадратик, можно заполнить смежные ячейки соответствующими значениями. Причём, если в выделенных ячейках содержался текст, то он будет копироваться в соответствующие смежные ячейки, а если был ряд чисел, то он будет продолжен с тем же шагом (например, если в выделенных ячейках было 1,3,5, то при движении мышкой вниз или вправо получим 7,9,11..., а при движении вверх или влево -1,-3,-5...), либо, если шаг ряда не постоянный, он будет продолжен из расчёта линейной аппроксимации (1,3,8 - вниз или вправо: 11,14.5,18..., вверх или влево: -3,-6.5,-10...). Если вам надо, чтобы ряд чисел просто копировался, то удерживайте нажатой клавишу (4) Если была выделена только одна ячейка и в ней содержалось число, то поведение Excel обратное: без удержания клавиши Ctrl - простое копирование, с Ctrl - увеличение (уменьшение) на 1 значения в каждой следующей ячейке. (5) Чтобы перетащить ячейку или группу ячеек, нужно её (их) выделить и за ободочек перетащить в нужное место. Нажатая при этом клавиша Ctrl позволяет копировать ячейки, а клавиша (6) После того, как в ячейке набран текст или цифры, мы жмём (7) Чрезвычайно эстетичный способ одновременного заполнения множества ячеек Excel одной и той же информацией. Нужно сначала их все выделить (удерживайте (8) Для того, чтобы проверить грамматику одновременно во всех листах документа или заполнить определённые ячейки всех листов одной и той же информацией, нужно выделить все листы, кликнув правой кнопкой мыши по их заголовкам внизу экрана и выбрав соответствующий пункт меню. После группировки листов, что бы вы ни сделали с любой ячейкой на любом листе, - то же самое произойдёт с одноимёнными ячейками всех остальных листов документа (после окончания операций не забудьте разгруппировать листы, просто нажав на заголовок какого-нибудь из них). (9) Когда вы работаете в Excel, данные образуют смысловые группы, напоминающие прямоугольники. Обычно, сверху/снизу, справа/слева они отделены пустыми столбцами и строками от других данных. Эти прямоугольники образуют текущую область. Чтобы выделить эту текущую область, поставьте курсор в любую ячейку в этой области и нажмите Ctrl+Shift+8. Одно нажатие и нужная область выделена! (10) При нажатии Ctrl+Shift+стрелка будут выделены ячейки, начиная от текущей, в соответствующем стрелке направлении по следующим правилам: - если ячейка, соседняя в данном направлении с текущей, является непустой, то будут выделены все непустые ячейки до первой пустой в этом направлении; - если соседняя ячейка пустая, то вместе с текущей ячейкой будут выделены все пустые ячейки до первой непустой и эта непустая ячейка, а если непустых не встретится, то выделение будет до конца строки или столбца. При нажатии Ctrl>+Shift+End будет выделена прямоугольная область, одной вершиной которой является текущая ячейка, а противоположной по диагонали вершиной является ячейка на пересечении последней непустой строки и последнего непустого столбца. Таким образом, мы можем, например, поставив курсор в самую первую ячейку, нажатием трёх клавиш выделить область, захватывающую все непустые ячейки на листе. При нажатии Ctrl+Shift+Home выделяется прямоугольная область от текущей ячейки до начала листа. (11) Иногда возникает необходимость повернуть таблицу на 90 градусов. Т.е. нужно, чтобы строки стали столбцами, а столбцы - строками. Не делать же это и в самом деле вручную! Тем более что таблица может быть совсем и не мелкой. И в этом случае Excel способен быстро решить вашу проблему. Выделите таблицу и скопируйте её. Теперь воспользуйтесь пунктом меню специальная вставка и поставьте флажок "транспонировать". Вот и всё. (12) Чтобы увидеть введённые формулы, не нужно бегать курсором по ячейкам и смотреть на содержимое каждой. Есть более простой способ вывести все формулы на экран - сочетание клавиш Ctrl+"`". (13) Для удобного ввода функций, особенно тех, где много аргументов, в Excel 97 можно сразу после набора имени функции нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+A. После этого в строке ввода формулы появятся наименования всех аргументов данной функции c указанием их типа: число, строка и т.д. Например, для суммирования диапазона ячеек нужно ввести "=СУММ", а после нажатия вышеуказанной комбинации клавиш название формулы преобразуется в строку вида: "=СУММ(число1;число2;...)". Теперь достаточно отредактировать полученную формулу, заменив наименования аргументов на их требуемые значения. (14) Чтобы подогнать ширину столбца под содержимое ячеек, достаточно дважды щёлкнуть по правой границе заголовка нужного столбца. Эту операцию можно совершить с неограниченным количеством столбцов одновременно, выделив их все. (15) При работе с большими таблицами иногда чувствуешь себя заблудившимся в документе: заголовки колонок остались далеко сверху, а заголовки строк - далеко в стороне (как бы "за кадром"). К счастью, в Excel есть функция "заморозки" заголовков. Для её активизации нужно выделить ячейку и выбрать пункт "Закрепить области" в меню "Окно". После этого слева и сверху от выделенной ячейки все строки и столбцы будут "заморожены" - они будут постоянно присутствовать на экране, в то время как по остальным ячейкам можно свободно осуществлять навигацию. (16) Если вы хотите, чтобы некоторые ячейки Excel не печатались, а на их месте была девственная пустота - это очень просто сделать. Не нужно использовать инструмент "Скрыть" из меню "Окно", так как в этом случае легко самим забыть, что именно вы скрыли. Попробуйте просто сделать шрифт в этих ячейках белым: "Формат" - "Ячейки...", затем на вкладке "Шрифт" в списке "Цвет" выберите "Белый" - в результате эти ячейки на печати абсолютно не будут просматриваться. (17) Формат с заданным условием. При задании форматов ячеек можно учесть, в частности, что окончания слов в единственном и множественных числах различны. Условие в формате задаётся с помощью квадратных скобок. Например, формат [>=5] 0" дней"; [>=2] 0" дня"; 0" день" означает: - если число в ячейке больше или равно 5, печатать число и текст "дней"; - если число меньше 5, но больше или равно 2, печатать число и текст "дня"; - в остальных случаях печатать число и текст "день". (18) Если у вас имеются таблицы, например, платежей в разные дни в рублях, а вам требуется пересчитывать их в доллары по курсу на день платежа, то вы можете воспользоваться следующим подходом. Допустим, в столбце A у вас расположены даты платежей, в столбцах B и D - платежи в рублях за данный день. А в столбцах C и E вы хотите поместить соответствующие величины в долларах по курсу на день платежа. Тогда вы можете создать лист под названием Курс, в столбце A задать даты (с первой строки и подряд без пропусков!), начиная с интересующей (например, с 1.01.99), в столбце B задать курс. И теперь вам будет достаточно ввести в ячейке C1 формулу =B1/ИНДЕКС(Курс!$B:$B;$A1-ДАТАЗНАЧ("31.12.98");1) А затем копировать её в те ячейки, где должны быть показаны платежи в долларах. Например, при копировании этой формулы в ячейку E3 в формуле автоматически будет преобразовано B1 в D3 и $A1 в $A3. В результате платёж в рублях из ячейки D3 будет поделён на курс, взятый с листа Курс из столбца B и строки с номером, определённым как разница между датой платежа из ячейки A3 и 31.12.98, что и соответствует нужной дате, если курсы заданы с 01.01.99. Второй и лучший вариант решения данной задачи - использовать формулу =B1/ПРОСМОТР($A1;Курс!$A:$A;Курс!$B:$B) Тогда даты с курсами могут иметь пропуски, так как если функция ПРОСМОТР не может найти заданного значения (дата из ячейки $A1) в ячейках поиска (столбец A с датами листа Курс), то используется максимальное значение из меньших, чем искомое значение. В английской версии Excel соответствующие функции называются INDEX, DATAVALUE и LOOKUP. Данный подход легко использовать при решении аналогичных задач. (19) Если вам приходится создавать однотипные формы документов, то следует один раз создать шаблон документа, а потом уже создавать новые книги Excel на основе данного шаблона. Для этого надо сделать образец книги, в меню "Файл" выбрать команду "Сохранить как", в списке "Тип файла" выбрать "Шаблон (*.xlt)", указать желаемое имя шаблона и нажать кнопку "Сохранить". После этого можно будет открывать этот шаблон, как обычную книгу, заполнять необходимыми данными, а сохраняться новая книга будет как файл с расширением .xls, не изменяя тем самым ваш шаблон. Если вы хотите, чтобы ваш шаблон использовался для каждого нового документа, то следует файлу шаблона дать имя Книга.xlt и поместить в подкаталог XLStart каталога, где расположен Excel. Такой шаблон книги называется стандартным. Можно также сделать стандартный шаблон листа, который будет определять вид создаваемых новых листов. Для этого надо проделать всё аналогично, только образец должен содержать лишь один лист и имя необходимо дать Лист.xlt В английской версии Excel имена стандартных книги и листа - Book.xlt и Sheet.xlt (20) Когда вы сохраняете книгу в Excel, то личные данные, такие как имя пользователя, название организации, сохраняются вместе с книгой. Если вы не желаете, чтобы они фигурировали там, то в Excel 2002 можно выполнить следующие действия. В меню "Сервис" выберите пункт "Параметры", в открывшемся окне перейдите на вкладку "Безопасность" и установите флажок "удалять личные сведения из файла при его сохранении". |