[Главная] [Советы] [Настройка] [Ссылки]
Большинство советов в этой рубрике верно для любых версий Word, начиная, по крайней мере, с 6.0 для Windows. А в тех случаях, когда это не так, в советах указывается явным образом номер версии Word, для которой он предназначен. Однако для более поздних версий такие советы, как правило, тоже будут верны. Таким образом, если в совете упоминается Word 97 (он же Word 8.0), то этот совет не будет работать в Word 95 (он же Word 7.0) и более ранних версиях, но, скорее всего, будет работать в Word 2000 (он же Word 9.0) и более поздних версиях. Названия элементов интерфейса Word'а (пунктов меню, вкладок, опций и т.д.) приводятся обычно, как они указаны в русской версии Word 97, в других версиях эти названия могут немного отличаться, но, я думаю, вы без труда найдёте нужные. (1) Если при открытии текстового файла (например, sovety.txt) в Word вы видите нечитаемые символы, то, скорее всего, этот файл содержит кириллицу в DOS-кодировке (CP-866). Выберите в меню "Сервис" пункт "Параметры" и на вкладке "Общие" отметьте опцию "Подтверждать преобразование при открытии". После этого при открытии файлов, отличных от формата Word, у вас будет появляться окно "Преобразование файла", где надо подтверждать предлагаемое преобразование или выбирать другое. Для текстовых документов в DOS-кодировке надо в этом окне указывать тип формата "Текст DOS". (2) Иногда приходится наблюдать, как некоторые люди набирают или читают документ в Word'е и напрягают зрение, пытаясь разобрать мелкий текст, имея при этом пустое пространство слева и справа на экране. Не ломайте глаза, потратьте несколько секунд, чтобы задать максимально удобный масштаб изображения документа. Если у вас задан обычный режим просмотра документа, то достаточно в раскрывающемся списка "Масштаб" на панели инструментов выбрать вариант "По ширине страницы". Я, однако, рекомендую всегда использовать режим разметки страницы, так как тогда вы сразу видите, как документ будет выглядеть на печати. В этом случае имеет смысл подобрать масштаб так, чтобы текст без полей, которые вам постоянно рассматривать незачем, занимал всю ширину окна. Список "Масштаб" является редактируемым, то есть вы можете не только выбрать фиксированное значение из него, но и ввести произвольное. Для этого щёлкните мышью не на стрелке раскрытия, а в самом поле списка, и введите нужную величину масштаба в процентах (при этом знак процента набирать необязательно). Кстати, редактируемыми является большинство списков в Word'е. Поэтому вы можете, например, задать размер шрифта 13 или 8,5 пунктов, хотя в соответствующем списке таких нет. (3) Для владельцев умных мышек. У меня самого мышка совсем не умная (в смысле, не IntelliMouse), а довольно-таки туповатая, поэтому лично я этот трюк не проверял. Но из достоверных источников стало известно, что при удержании клавиши (4) Указатель мыши при этом должен находиться на строке меню, строке состояния, линейках или на любой панели инструментов. (5) Если вам приходится много работать с Word'ом, то настоятельно рекомендую запомнить оперативные ("горячие") клавиши для операций, которые вы выполняете достаточно часто. Их использование существенно удобнее и быстрее, чем выбор нужной команды с помощью мыши на панели инструментов, а тем более в системе меню, поскольку для этого даже не приходится отрывать руку от клавиатуры. Делать выделение тоже удобней не мышью, а удерживая клавишу (6) Когда приходится часами набирать текст, то начинает раздражать всякая мелочь, включая панели инструментов Word и прочие "украшения" на экране. Если вы знаете все необходимые для работы комбинации "горячих клавиш" и вам не нужна Панель инструментов вместе с кнопками - можно попробовать значительно увеличить размер полезной области экрана, включив режим "Во весь экран" (меню "Вид"). Вот где по-настоящему приятно работать. Выключить режим можно, нажав кнопку "Вернуть обычный режим" в плавающем меню. (7) Обычное использование полосы прокрутки программы MS Word 97 имеет тот существенный недостаток, что содержание документа не изменяется на экране до тех пор, пока не будет отпущена кнопка мыши. Этот недостаток легко устраняется редактированием соответствующего параметра реестра. Запускайте "Regedit", выбирайте раздел [HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Word\Options], найдите или создайте строковый параметр "LiveScrolling" и задайте ему значение "1" для включения режима плавной прокрутки. Закрывайте "Regedit" и запускайте ваш Word. (8) Word запоминает и хранит в документе последние три места, где вводился или редактировался текст. Чтобы вернуться к одной из этих трёх позиций, нажмите нужное количество раз комбинацию клавиш (9) Чтобы выделить в Word'е вертикальный блок текста, надо предварительно нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F8. (10) Кроме того, выделить вертикальный блок можно с помощью мышки, удерживая клавишу Alt (11) Возможно вы сталкивались с проблемой, как разместить текст над таблицей, которая находится в начале документа. Делается это очень просто. Нужно поставить курсор в первой ячейке вашей таблицы в самое левое положение и нажать Enter. (12) В текстах, полиграфически грамотно подготовленных, можно встретить минусы, дефисы и два рода тире: короткое тире (en-dash) -- и длинное тире (em-dash) --- . Короткие тире обычно используются при указании диапазона, например, "страницы 13--34", а также в контекстах, вроде "Рис. А--12". Длинное тире используется в качестве знака пунктуации в предложениях --- это то самое тире, что в этом предложении. Короткое тире, подобно дефисам, обычно не имеет пробелов ни с одной из сторон. Это же касается длинного тире в англоязычных текстах, а при наборе текстов на русском языке следует, напротив, помнить о пробелах с двух сторон длинного тире. (13) В Word'е, чтобы поставить дефис, нажмите клавишу <->, для короткого тире используйте комбинацию Ctrl+Gray , для длинного - Ctrl+Alt+Gray (клавиша Gray - это клавиша со знаком "-" на дополнительной цифровой панели клавиатуры). Минус в тексте лучше изображать в шрифте Symbol. (14) На создание разных видов тире можно настроить автозамену (меню "Сервис-Автозамена-Заменять при вводе"): заменять <->,<-> (два простых минуса) на Ctrl+Gray ; Ctrl+Gray , на Ctrl+Alt+Gray ; Ctrl+Alt+Gray ,<-> на "минус шрифта Symbol" (предварительно вставьте этот символ в документ и выделите его, а на вкладке "Автозамена" укажите вариант замены на "форматированный текст"); "минус шрифта Symbol",<-> (вставьте их из документа через буфер обмена) на <-> (его в этом случае надо предварительно выделить в документе и указать вариант "форматированный текст"). Таким образом, получается замкнутый цикл нажатия клавиши <->: сначала дефис, потом короткое тире, потом длинное тире, потом математический минус, а затем опять дефис. (15) При вводе в русский текст римских цифр приходится переключаться на латинскую раскладку, да ещё удерживать Shift, а затем обратно. Для упрощения я использую автозамену (меню "Сервис-Автозамена-Заменять при вводе"): заменять 1\ на I, 2\ на II и т.д. (16) Всегда включайте автоматическую расстановку переносов слов в документе, чтобы избежать слишком разреженных строк. Для этого надо войти в меню "Сервис", подменю "Язык", выбрать пункт "Расстановка переносов" и отметить соответствующую опцию. К тому же в этом же подменю имеет смысл щёлкнуть на пункте "Выбрать язык" и убедиться, что у вас правильно задан язык документа. Некоторые слова, однако, Word не умеет переносить правильно. В этих словах в позиции, где можно выполнить перенос, следует вставлять символ мягкого переноса, нажимая клавиши (17) Если надо избежать разрыва строк между какими-то словами, то следует вместо обычного пробела ставить символ неразрывного пробела с помощью комбинации клавиш Ctrl+Shift+Space. Такую связку слов уместно делать, например, между фамилией и инициалами, названием величины и её обозначением (масса m), значением величины и её размерностью (25 кг). В последнем случае имеет смысл сделать пробел к тому же тонким, чтобы значение и размерность смотрелись как единое целое. Проще всего выделить этот пробел и пометить как нижний индекс, нажав клавиши (18) Чтобы сменить регистр букв или сделать первую букву заглавной, совсем не обязательно набирать текст заново или лезть в меню "Формат" - "Регистр". Попробуйте другой вариант - сочетание клавиш Shift+F3. После однократного нажатия у слова, где стоит курсор, появится заглавная буква, после двукратного - всё слово целиком будет состоять из прописных букв, после третьего нажатия - опять из строчных. Этот способ действует и для выделенного текста. (19) После выделения текста на html-страничке и вставки его в документ Word'а наблюдается неприятное явление: чужеродный шрифт, форматирование абзацев и гиперссылки портят аккуратное оформление документа. Это происходит из-за того, что Word по умолчанию после нажатия Ctrl+V, Shift+Ins или кнопки "Вставить" помещает в документ текст из буфера обмена с сохранением оригинального форматирования html-документа, что не всегда приятно. Альтернатива - "Специальная вставка" из меню "Правка". Достаточно выбрать там "Неформатированный текст" - и Word забудет, как выглядела исходная html-страница, вставив чистый текст без форматирования в ваш документ. (20) Word очень чутко распознает сетевой адрес в тексте (например, www.kv.minsk.by) и сразу же после ввода - автоматически превращает его в гиперссылку, выделяя в соответствии с шаблонами (по умолчанию - синяя и подчеркнутая гиперссылка). Если вы не хотите, чтобы она выделялась из окружающего текста - нужно сразу же после её ввода и "чудесного превращения" (в синюю и подчёркнутую) нажать Ctrl+Z или кнопку "Отменить" на Панели инструментов. Word отменит форматирование ссылки - и можно работать дальше. Если такое приходится делать часто - имеет смысл зайти в меню "Сервис" - "Автозамена" и на вкладке "Автоформат при вводе" убрать галочку с пункта "Заменять адреса и сетевые пути гиперссылками". (21) Для форматирования документов Word обладает довольно мощным инструментом стилей. Вместо того чтобы форматировать абзацы или каждую строку в отдельности, можно установить некий стиль для определённых частей текста, а затем отформатировать стиль. Это весьма удобно при редактировании больших документов. Для выбора стиля нужно щёлкнуть на стрелке в правой части бокса со стилями и выбрать один из имеющихся пунктов. Однако при обычном щелчке Вы увидите лишь небольшой список стилей. А вот для того, чтобы был показан весь список стилей, содержащихся в шаблоне NORMAL.DOT, во время щелчка на стрелке нужно держать нажатой клавишу (22) Размер и тип шрифта, задаваемые по умолчанию для документов Word'a, хранятся в файле шаблона Normal.dot Если Вам требуется их изменить, то сначала сделайте резервную копию этого файла (проще всего найти его с помощью команды Поиск). В меню "Формат" найдите "Стиль", в открывшемся диалоге выберите стиль, который нужно модифицировать (Обычный, Заголовок и т.п.) и нажмите кнопку "Изменить". Когда откроется диалог "Изменение стиля", щёлкните на "Формат", "Шрифт" и в новом диалоговом окне установите нужный шрифт и его размер. Закройте окно, нажав "OK", и, вернувшись в диалог "Изменение стиля", установите флажки "Добавить в шаблон" и "Обновлять автоматически" и нажмите "OK". Возвратившись в диалог "Стиль", выберите следующий стиль, который нужно модифицировать, и повторите всю описанную процедуру. Когда все необходимые шрифты будут изменены в соответствии с Вашими планами, нажмите на кнопку "Применить", чтобы сохранить внесённые изменения в шаблон Normal.dot, который загружается каждый раз при старте Word'а. Таким образом, все выбранные Вами шрифты станут загружаемыми по умолчанию. (23) Если Вы значительно модифицировали список автозамены по сравнению со стандартным, то в некоторых случаях (переустановка операционной системы, переход на другой компьютер) захотите сохранить содержимое этого списка для дальнейшего использования. Список автозамены хранится в файле с расширением "acl" (AutoCorrect List). Имя и местонахождение данного файла могут быть различными, могут также существовать несколько файлов автозамены одновременно. Имя и расположение файла автозамены, который будет использовать Word, хранится в системном реестре в виде строкового параметра Path: для Word 95 - в разделе HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Microsoft Office\95\AutoCorrect\List для Word 97 - в разделе HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Common\AutoCorrect Для подключения файла автозамены к Word достаточно скопировать его в любой каталог на данном компьютере, после чего добавить в соответствующий раздел реестра параметр Path со значением, указывающим полный путь к этому файлу. (24) Довольно часто спрашивают, где взять редактор формул Microsoft Equation. Он содержится в дистрибутиве MS Office, однако если при инсталляции был выбран вариант "Типичная инсталляция", редактор формул не устанавливается, так как, по мнению фирмы Microsoft, большинству людей он не нужен. Чтобы его всё же установить, вам надо в панели управления запустить "Установка и удаление программ", выбрать из списка "Microsoft Office" и нажать кнопку "Добавить/удалить..." Дальше у вас будет запрошен диск с дистрибутивом MS Office, вы его вставляете, программа установки проверяет, что у вас уже установлено, и вы можете что-то добавить, а что-то удалить (ставя и снимая соответственно галочки). Редактор формул находится в группе "Дополнительные средства Office". Я рекомендую при инсталляции любой программы всегда выбирать вариант "Выборочная инсталляция" (Custom), тогда вы сразу узнаете полный состав дистрибутива, сможете сами указать всё, что вам может пригодиться, и отказаться от заведомо лишнего. (25) При наборе технических текстов нужно помнить о следующих общепринятых правилах: - латинские буквы, обозначающие физико-математические величины, пишутся курсивом, греческие же всегда в прямом начертании; - цифры изображаются курсивом только тогда, когда они имеют смысл обозначения, а не числа (например, из точки 1 в точку 2); - функции (sin, cos, lg и т.д.) делаются в прямом начертании, чтобы они явственно отличались от аргументов, изображённых латинскими буквами; - скобки и математические знаки ("+", "-", "=" и т.д.) пишутся всегда прямо. Поэтому проверьте правильность настройки встроенного в Word редактора формул MS Equation. В меню "Стиль" редактора формул выберете пункт "Определить": для строчных и прописных греческих букв и для символов должен быть задан шрифт Symbol, а для остальных стилей - ваш основной шрифт (например, Times New Roman Cyr); наклонный формат символов должен быть помечен только для стиля "Переменная", а полужирный - для "Матрица-вектор" (впрочем, векторные величины лучше обозначать стрелочкой над соответствующим символом). При написании индексов возможны два варианта. Если индекс имеет смысл обозначения величины, могущей принимать числовое значение, то он пишется курсивом, в противном случае - в прямом начертании. Например, масса m с индексом i. Если i имеет смысл переменной, которая может принимать значения 1, 2 и т.д., то индекс i надо делать курсивом. Если i - это сокращение, например, от слова ion и имеется в виду масса иона, то индекс i - это текст, а не переменная, и должен быть прямым. Это важно для правильного понимания смысла индексов в формулах. (26) Если вам часто приходится набирать тексты с формулами, то будет удобным поместить на панели инструментов кнопку, вызывающую редактор формул Microsoft Equation. Для этого надо войти в меню "Сервис", выбрать пункт "Настройка" и в открывшемся окне - вкладку "Команды". Далее следует указать категорию "Вставка", выбрать в списке команд "Редактор формул" и перетащить мышкой его значок (корень квадратный из альфа) на панель инструментов. Кроме того, рекомендую перетащить из той же категории значок команды "Символ" (омега прописная), который позволит вам быстро вставлять греческие буквы и математические символы из шрифта Symbol (как, впрочем, и другие символы, включая специальные); а из категории "Формат" перетащите значки команд "Верхний индекс" и "Нижний индекс" (икс с верхним и нижним индексом 2), а также команды "Шрифт Symbol", которую удобно применять для преобразования выделенных латинских символов в соответствующие греческие (a - в альфа, b – в бета и т.д.) и математических знаков "+", "-", "=" (они лучше смотрятся в шрифте Symbol. (27) Используйте редактор формул только в тех случаях, когда это действительно необходимо: при наборе "двухэтажных" формул, с квадратными корнями, с интегралами и т.д. В остальных ситуациях старайтесь оформлять математические выражения обычными средствами Word'а (но не в ущерб красоте ваших уравнений). На это есть несколько причин. Во-первых, вы не сможете сделать в выражениях, созданных с помощью редактора формул, автоматическую замену символов по всему файлу. Например, если вам надо заменить во всём документе альфа на бета, то придётся входить в каждую формулу и делать замену вручную. Во-вторых, вы получите проблемы при конвертации документа в другой формат. Например, при конвертации в текстовый файл вы просто потеряете все формулы, а при конвертации из формата Word 8.0, где используется редактор формул MS Equation 3.0, в формат Word 6.0/7.0, где используется MS Equation 2.0, вы будете видеть формулы, но не сможете их редактировать (список проблем конвертации далеко не полный). В-третьих, большое количество формул (это OLE-объекты) сильно увеличивает размер документа и тормозит работу компьютера. Поэтому приходится дробить документ на несколько файлов. Причем здесь важна не сложность формул, а их количество, которое надо стремиться уменьшить. В-четвёртых, иногда с документом, содержащим формулы, как, впрочем, и другие OLE-объекты (например, рисунки), происходят разные неприятности. Например, при попытке сохранить такой документ вы можете получить сообщение о нехватке места на диске, хотя на самом деле его предостаточно. Такой "глюк" может вызвать неправильно вставившийся OLE-объект. И единственный известный мне способ всё-таки сохранить внесённые изменения в документ, а не править по новой, - это найти и удалить этот объект. (28) Для того, чтоб документ всё же удалось нормально сохранить в вышеописанном случае, необязательно удалять OLE-объекты. Можно поступить следующим образом: 1) выделить объект, 2) "вырезать" его, 3) вставить его через "Правка/Специальная вставка..." как рисунок. После этого документ сохранится без проблем. Правда, редактировать впоследствии преобразованные таким образом объекты будет невозможно, зато внешне документ не изменится. (29) Я решила эту проблему гораздо более просто - выделяю текст, который набрала в данный сеанс работы, или побольше, если не помню точно место, с которого начала, копирую это в буфер обмена (clipboard), перегружаю Word и заново вставляю информацию из буфера в тот же документ, при этом всегда вставляется корректно (!), не знаю, правда, почему. Сохраняюсь и продолжаю спокойно работать до следующего раза. (30) Можно при отказе Word'а в сохранении файла с сообщением об отсутствии места на диске дать команду выхода из редактора, а на появляющийся при выходе запрос на сохранение изменений в документе ответить "Да". Как ни странно Word, отказывающийся сохранять набранный текст при команде "Сохранить", записывает этот текст при выходе. Это, увы, работает не для всех релизов Word (например, при использовании лицензионной версии Word 97 этот способ не работал, а при установке той же программы с нелицензионного компакта всё работало великолепно). (31) Вышеописанный глюк у меня происходил, когда был ограничен максимальный размер файла подкачки. Снятие этого ограничения (то есть по максимуму разрешил использовать всё свободное место на диске) позволило забыть о такой неприятности. (32) Даже при наборе "двухэтажных" формул, с квадратными корнями и с интегралами можно отказаться от редактора формул MS Equation, используя вместо него вставку полей типа Eq, что позволяет избежать всех четырёх вышеописанных проблем. Допустим, нам нужно отобразить формулу I=U/R не в строчку, а в два этажа дробью. Для этого нажимаем (33) С помощью поля "=" Word может делать простые математические вычисления. Нажмите Ctrl+F9 и впишите в поле код выражения, например: =(10+16^0,5)*2. По нажатии (34) Если вы хотите, чтобы индексы в вашем тексте и формулах, созданных с помощью редактора формул MS Equation, выглядели на печати одинаково (на одном уровне относительно обычного текста и одного размера), то вам нужно делать две вещи. Во-первых, в тексте следует опускать нижние индексы на 1 пункт. Для этого выделите нижний индекс, войдите в меню "Формат", выберете пункт "Шрифт" и в открывшемся окне во вкладке "Интервал" задайте смещение вниз на 1 пт. Во-вторых, надо задать размер крупного индекса в редакторе формул (меню "Размер", пункт "Определить") согласно следующей табличке в зависимости от версии Word'а и размера обычного текста Если вы хотите согласовать также вид индексов, содержащихся в тексте внутри рисунков, созданных в графическом редакторе Corel DRAW, то вам нужно делать ещё две вещи (проверялось для версии Corel DRAW 7.0). Во-первых, следует задавать в Corel DRAW для индексов основной размер 13 пт (если обычный текст там имеет размер 10 пт) или 16 пт (если текст - 12 пт). Во-вторых, надо опускать вниз верхний индекс на 15%. Всё это проверено для печати на принтере HP LJ 5L (на экране выглядит несколько иначе), но думаю, что это верно и для других принтеров. (35) Для Corel DRAW 7.0 это верно до тех пор, пока вы не повернёте текст на 90 градусов (например, в надписи по оси графика). Результат будет плачевным также при печати на принтерах с неравномерным разрешением, скажем на 9-ти игольниках (120x144). Поэтому лучше не использовать форматирование текста в виде индексов, предлагаемое Corel DRAW, а менять размер символов индексов в тексте согласно табличке для MS Equation и поднимать или опускать их соответственно на 58% вверх и 33% вниз. (36) Word умеет накладывать изображение основного текста на изображения колонтитулов, которые, в свою очередь, могут накладываться один на другой (нижний на верхний). Это позволяет накладывать на странице фон, иллюстрацию (например, фигурную рамку) и текст. Текст следует вносить в полосу набора, иллюстрацию в нижний колонтитул, а фон - в верхний. Порядок ввода должен быть именно таким, иначе при наложении один слой закроет другой. Однако необходимо учитывать, что для многих принтеров возможность прозрачного наложения вообще отсутствует. Очень важно, чтобы величины, задающие верхнее и нижнее поля страницы, содержали знак "минус", который указывает, что поля по-прежнему отсчитываются в обычном направлении (внутрь страницы), но при этом жёстко фиксируются, т.е. их размер не изменяется в зависимости от размера введённого колонтитула. В противном случае поле страницы, как только будет задан размер колонтитула, автоматически согласуется с его высотой. Для заполнения фоном всей страницы можно установить для абзаца верхнего колонтитула межстрочный интервал равным размеру листа. Поскольку межстрочный интервал окрашивается в цвет фона абзаца, весь лист будет окрашен в цвет фона абзаца колонтитула. (37) Картинки, объекты WordArt, автофигуры, стрелочки и TextBox'ы, вставляемые в документ Word, удобно рисовать, перемещать и изменять в размере, удерживая нажатой клавишу Alt. В этом случае блокируется настройка "Привязать к сетке" (SnapToGrid), отвечающая за автоматическое выравнивание автофигур относительно невидимой сетки текущего документа. (38) Вы можете совсем отключить привязку к сетке или изменить её параметры, зайдя на панели "Рисование" в список "Действия" и выбрав пункт "Сетка". (39) Преобразование текста, в котором конец строки обозначен символом "конец абзаца". Метод работает, если в начале абзаца есть красная строка (в подобных текстах обычно обозначаемая несколькими пробелами в начале строки). В противном случае конец строки от конца абзаца отличит только автор текста, и то не всегда. Так вот, если красная строка таки есть, то после символа перевода строки, обозначающего конец абзаца, идут пробелы (на следующей строке). Соответственно, делаем замену пары символов "перевод строки+пробел" на что-нибудь, чего в тексте ну точно не встретится, например "жжж". После этого заменяем все оставшиеся переводы строки на пробелы, получая сплошной текст, потом "жжж" обратно на перевод строки, разбивая текст на абзацы, потом делаем несколько итераций замены пары пробелов на один пробел, пока есть чего заменять. Всё, текст готов. (40) Прежде чем делать окончательную вёрстку документа, убедитесь, что у вас задан именно тот драйвер принтера, с помощью которого вы затем будете свой документ печатать. В противном случае вы уже при печати можете обнаружить, что строчки на страницах вашего документа "поехали". (41) Если Word 97 отображает символы кириллицы некоторых шрифтов в виде квадратиков, то, скорее всего, вы пытаетесь использовать не Unicode шрифты. Эти шрифты попробуйте конвертировать, например, с помощью утилиты ttfconv. (42) При попытке редактировать в MS Word 97 объекты, созданные в MS Equation 2.x (входящей в Word 95 и Word 6.0), символы кириллицы формул становятся нечитаемыми. Для решения данной проблемы необходимо в файле win.ini перейти в конец раздела [FontSubstitutes] и добавить строки: Arial,0=Arial,204 Courier New,0=Courier New,204 Times New Roman,0=Times New Roman,204 Сохраните файл и перезагрузите Windows. (43) В Word 97 вы можете увидеть размеры полей страницы и отступов при нажатии и удержании клавиши (44) Если при печати на принтере из Word 97 буквы кириллицы выводятся в виде квадратиков, хотя на мониторе выглядят как положено, то возможны два решения этой проблемы. Метод 1. В свойствах драйвера принтера включите опцию "Печатать True Type шрифты как графику" или похожую по смыслу. Если это не помогает или подобной опции вообще нет, то воспользуйтесь вторым методом. Метод 2. Если у вас Word 97 без SR-1 (Service Release 1), то проверьте в реестре раздел (создайте при его отсутствии) [HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Word\имя вашего принтера] Имя вашего принтера должно быть указано в точности, как оно видно в окне "Печать" Word'а. В этом разделе должны быть заданы следующие два строковые параметра с указанными значениями: "DefaultBin"="" "Flags"="8192" Если у вас Word 97 SR-1, то можно создать в реестре раздел [HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Word\Options] В нём надо создать следующий строковый параметр с указанным значением: "NoWideTextPrinting"="1" Эта запись в реестре повлияет на все установленные принтеры. Примечание: Узнать точную версию Word'а можно, выбрав в меню "?" пункт "О программе". (45) При печати документа Word 97, содержащего таблицы, рамки таблиц могут смещаться относительно своего положения и накладываться поверх текста. Подобная ситуация может возникать при печати документа на 9-игольчатых матричных принтерах, а также при отправке его по факсу с помощью некоторых факсимильных программ третьих фирм (в частности, Delrina WinFaxPro). Для полного решения проблемы следует установить Service Release 1, а в качестве временного решения в меню "Сервис" выберите пункт "Параметры" и на вкладке "Совместимость" установите галочку "Использовать параметры принтера при разметке документа". (46) Если у Вас имеется кипа (возможно, и не одна) отпечатанных документов, то насколько легко Вы сможете определить, под каким именем и в каком каталоге существует тот или иной документ в Вашем компьютере? Задача не из лёгких. Чтобы упростить её решение, можно вставить имя и путь доступа к файлу документа. Для этого установите курсор, например, в левом верхнем углу в свободном от текста месте. Затем откройте меню "Вставка", выберите пункт "Поле". В открывшемся окне в списке "Категории" выберите строчку "Сведения о документе", а в списке "Поля" - "FileName". Если теперь нажать кнопку "OK", то в документе отразится только имя файла. Чтобы добавить к этому путь, следует не торопиться нажимать "OK", а нажать сначала кнопку "Параметры", затем перейти на вкладку "Ключи" (перед Вами откроется список с ключом /p) и нажать кнопку "Добавить". После проделанных операций в диалоговом окне появится надпись "FILENAME /p". Смело жмите "OK" (два раза) и путь с именем файла отразится в Вашем документе. (47) Имя файла можно вставлять в документы, не только распечатанные "для себя", но и во вполне официальные бумаги, подготовленные по правилам делопроизводства. Существующий ГОСТ на оформление документов предусматривает реквизит, именуемый "отметкой для автоматического поиска документа", однако используют его только очень некоторые программы. В самом ГОСТе не определено, какой должна быть оная отметка, чаще всего в её качестве используется имя файла документа с путём. Но прежде, чем начинать пользоваться этим реквизитом, лучше изучите практику документооборота в той организации, где работаете, и упомянутый ГОСТ (Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГОСТ Р 6.30-97). (48) Для автоматизации вышеприведённых действий можно создать собственное меню в строке меню Word'a. По шагам (step-to-step) это будет так: 1. Загрузить Word, перейти в пункт "Сервис" -> "Настройка". Появится окно "Настройка" с тремя закладками. Перейти на вторую, называемую "Команды". В левом окне ("Категории") перейти в самый конец списка и выделить строку "Новое меню". При этом в правом сером окне ("Команды") появляется команда с таким же именем - "Новое меню". Цепляем эту команду мышью и перетаскиваем в строку меню Word'a. Появившееся новое меню надо переименовать, чтобы название отражало его суть. Для этого в окне "Настройка" кликнуть широкую клавишу "Изменить выделенный объект" и в появившемся окошечке переименовать "Новое меню" в "Штамп" (естественно, без кавычек). 2. В окне "Настройка" выбрать категорию "Автотекст". В окне команд появится перечень бесполезной лабуды типа "Берегите себя", "Твой навеки". Но кое-что среди этого мусора оказалось действительно нужным. Выберем команду "Полное имя файла" и, удерживая левой кнопкой, перетащим на меню "Штамп". При этом под "Штамп"'ом откроется маленькое серое пустое квадратное окошечко. Вот сюда-то и надо поместить выбранную команду. 3. Аналогичным образом создать в меню "Штамп" команды "Дата создания" и "Стр. <№> из <всего>". Реже, но иногда могут потребоваться команды "Создано" и "Сохранено". 4. Закрыть окно "Настройка" кнопкой "Закрыть". Итак, в окне Word'a появилось новое меню "Штамп" с полезными командами. Теперь не надо запоминать бесконечные лабиринты окошек, кнопок, переходов. В любом месте документа можно поставить метку о расположении и имени файла, дате создания, сохранения и числе страниц. Кстати, эти данные можно использовать и для быстрой вставки в колонтитулы. (49) Чтобы вставить текущую дату, нажмите Alt+Shift+D. Вы получите дату в формате, заданным по умолчанию, например, 27.09.01. Это поле текущей даты, и оно будет автоматически обновляться при открытии документа, то есть если вы сохранили документ сегодня, а откроете его завтра, то увидите 28.09.01. Нужно, чтобы дата не обновлялась? Тогда поставьте курсор в это поле или выделите его и нажмите (51) В некоторых случаях (например, при нехватке ресурсов компьютера) приходится разбивать документ большого объёма на несколько файлов. Чтобы в этом случае создать единое оглавление для всего документа, можно воспользоваться полем RD. Файл оглавления в этом случае должен иметь следующее содержание: {TOC} {RD "Filename1"} {RD "Filename2"} . . . где параметры Filename1, Filename2 и т.д. - имена файлов, содержащих текст документа. Если файл оглавления и файлы документа находятся в разных каталогах, то в качестве параметра необходимо указывать полный путь к файлу документа, в противном случае достаточно имени файла. Разделы и страницы внутри файлов документа должны иметь сквозную нумерацию. Поле TOC может иметь любую комбинацию допустимых ключей, полный список которых приведён в справочной системе Word. (52) Одна из самых замечательных функций Word 2000 - возможность работы с множеством "буферов обмена" (clipboards). Точнее, работает Word 2000 с одним буфером, но помещать туда можно до 12 отрывков текста (картинок, диаграмм и т.д.) одновременно. Если этого мало - существует функция под названием Spike, которая позволяет копировать сколько угодно отрывков текста с помощью клавиш (53) При открытии документа MS Word 97 из Проводника может возникать следующее сообщение: Вернуться к сохраненному '<имя файла>'? где <имя файла> - имя открываемого документа. Причём указанное сообщение не возникает, если открывать документ из среды Word 97. Для решения данной проблемы используйте один из нижеприведённых методов: Метод 1. Перерегистрация типа файла "Документ Microsoft Word". 1. Закройте MS Word 97. 2. В окне Проводника откройте меню "Вид" (в Windows 2000 - меню "Сервис") и запустите команду "Параметры" (при установленном Internet Explorer 4 -"Свойства папки"). 3. Перейдите на вкладку "Типы файлов". 4. В списке зарегистрированных типов файлов выделите тип файла "Документ Microsoft Word" и удалите его, нажав кнопку "Удалить" и затем кнопку "Да" для подтверждения удаления. 5. Закройте окно "Параметры" ("Свойства папки"). 6. Запустите MS Word 97. При запуске данный тип файла будет перерегистрирован. Метод 2. Редактирование строки запуска MS Word в реестре. 1. Запустите редактор реестра (regedit.exe). 2. Откройте следующий раздел системного реестра: HKEY_CLASSES_ROOT\Word.Document.8\shell\open\command 3. Отредактируйте параметр "(По умолчанию)", который содержит строку для запуска MS Word, удалив символы "%1", если они присутствуют в значении данного параметра. %1 - параметр, передающий имя выбранного файла для открытия его в окне запускаемого приложения. Он указывается, только если приложение не использует DDE. (54) Если при сохранении файла Word вы замечаете, что его размер явно преувеличен, не стоит всегда кивать на то, что это, мол, его формат такой громоздкий. При длительной работе с одним и тем же файлом в качестве шаблона (а именно так поступают многие) в файле "накапливается" очень много ненужного и вам невидного. Вставленные, а затем удаленные рисунки продолжают "жить" внутри вашего файла, раздувая его размер порой до нескольких мегабайт. Бороться с этим очень просто. Зайдите в меню "Сервис"/"Параметры"/"Сохранение" и отключите "возможность быстрого сохранения". Теперь размер файла будет всегда таким, каким и должен быть. (55) Бороться с размером файла Word можно ещё одним способом. Для этого, заканчивая работу с документом (или просто периодически во время работы), надо выбрать команду "Файл -> Сохранить как..." и выполнить сохранение, не меняя предложенных в диалоговом окне ни имени (будет предложено имя этого же документа), ни места расположения. (56) Всякое в жизни бывает - и на чужом компьютере приходится работать, и на своём иногда следов оставлять не хочется. Поэтому пару замечаний по поводу того, как почистить список последних открываемых файлов в Word. Первый способ - зайти в меню "Параметры"/"Общие" и выключить весь список. Кстати, там же можно и изменить количество файлов в нём. Я, например, предпочитаю видеть максимальное количество последних открываемых документов. Если затем опять эту опцию включить, то список начнёт собираться опять, но уже с нуля. Второй способ - нажмите одновременно клавиши (57) При установленной программе управления информацией Microsoft Outlook 97, входящей в пакет Microsoft Office 97, закрытие документа в Word 97 может происходить со значительной задержкой. Причём, задержка происходит независимо от способа закрытия документа. Outlook имеет в своём составе службу "Дневник", предназначенную для отслеживания действий пользователя за некоторый интервал времени. По умолчанию "Дневник" протоколирует последовательность используемых пользователем файлов. Запись в "Дневник" информации об используемом файле происходит в момент закрытия файла. Это может привести к значительной задержке при закрытии файлов на некоторых системах. Для решения проблемы необходимо отключить запись информации об используемых файлах в "Дневник". Для этого надо выполнить следующие действия: 1. Запустите Microsoft Outlook 97. 2. Выберите пункт меню "Сервис", затем "Параметры". 3. Перейдите в раздел "Дневник". 4. Очистите все значения в поле "Записывать также файлы из:". (58) Те, у кого нет текстового редактора Microsoft Word, могут зайти на http://officeupdate.microsoft.com/Articles/viewerscvt.htm и скачать бесплатную программку Word Viewer (wd97vwr32.exe), которая позволяет просматривать файлы в форматах не только Word 97, но и Word 2000. Там же находятся аналогичные утилиты для других приложений Microsoft Office и конвертеры. (59) В больших коллективах встречаются пользователи, которые не хотят уходить от привычных им Word 95/97 и Excel, когда остальные работают в более новых. Excel всё же придётся переставить, а с Word'ом можно поступить следующим образом: скачать Microsoft Converter Pack и установить его. Головная боль от работы с этими юзерами исчезнет: читать они смогут документы любых MS Word, а сохранять будут в старом формате. (60) Многие из вас знают , что HTML-странички, созданные в MS Word 2000, нельзя редактировать в MS FrontPage 2000 и наоборот. Эту проблему можно решить! Для этого откройте страницу в любом текстовом редакторе (например, Блокнот) и удалите строки в начале кода: Затем сохраните документ. |